Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Daar werken we iedere dag hard aan bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Als managementondersteuner speel jij daarin een belangrijke rol. Jij zorgt dat onze directie zich kan concentreren op hun eigen werk. Zo maak jij het verschil als managementondersteuner.

Jij ontzorgt de directie
Als managementondersteuner word je als vliegende keep ingezet bij directies waar extra ondersteuning of tijdelijk vervanging nodig is door bijvoorbeeld ziekte of (zwangerschaps)verlof. Je ontzorgt een van de directeuren of het MT. Zo ben je altijd de redder in nood en krijg je de mogelijkheid om je netwerk binnen ons ministerie te vergroten. Je beheert (complexe) agenda’s en mailboxen, bereidt vergaderingen voor en voert administratieve taken uit. Zo zorg je voor overzicht, waardoor de directeur zo goed mogelijk kan werken. Daarmee help je niet alleen de directie. Indirect is jouw werk van belang voor heel Nederland. Verder houd je je bezig met het:

• begeleiden/coachen van je collega managementondersteuners
• optreden als aanspreekpunt voor de directie
• afhandelen van telefoontjes, e-mail en post
• signaleren van knelpunten en hierop inspelen
• bewaken van de voortgang van de uitgezette acties
• bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen

Meer over jouw team en collega’s
Jij komt te werken in een hecht team dat staat te popelen om kennis met jou te maken! Het is hard werken, maar dat doen we met veel plezier en gezelligheid. Ook is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Zo vertelt één van je collega’s het volgende:
“Mijn werk is iedere dag weer een puzzel. Dat spreekt mij heel erg aan. Daar komt bij dat ik kan blijven doorgroeien. Een jaar geleden kwam ik binnen als ondersteuner van 2 managers, nu werk ik voor de directeur. Daardoor blijft het werk uitdagend. Ik verveel me geen moment!” – Funda, directie assistent.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Functie eisen:  
Jij voelt precies aan waar de directie behoefte aan heeft. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Je stelt prioriteiten en komt met creatieve oplossingen. Hiervoor schakel je met de juiste collega’s op het juiste moment en ben je flexibel inzetbaar. Daarnaast kun je goed plannen en organiseren en krijg je anderen mee in jouw ideeën. Tot slot communiceer je op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Verder:

• heb je een mbo 4-diploma (of vergelijkbaar) in secretariële richting
• heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of een administratieve functie
• kun je goed werken met de programma’s van Microsoft Office
• maak je je digitale systemen als iBabs, Digidoc en WijBestellen snel eigen
• spreek en schrijf je goed Nederlands
• ben je bereid om minimaal 3 dagen in de week op kantoor te werken.

Solliciteren
We zien naast je CV graag dat je in jouw motivatiebrief van maximaal één A4 antwoord geeft op de volgende vragen:

• Wat spreekt jou aan in de rol van Managementondersteuner en wat maakt dat deze rol goed bij jou past?
• (Plannen en organiseren) In deze rol behoud je overzicht en stel je prioriteiten. Hoe heb je dat in een vorige functie laten zien? Welke stappen heb je genomen en wat was daarvan het resultaat? Waar zie je nog verbeteringen in?
• (Complex agendabeheer) Geef een voorbeeld van een oplossing die je hebt bedacht in een onvoorziene situatie? Wat heeft het opgeleverd? Wat zou je een volgende keer anders doen?

Solliciteren kan via de website van de overheid voor 2 juni.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: schaal 7
• Maandsalaris: min €2.693 – Max. €3.477 (bruto)
• Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week: 32
• Maximaal aantal uren per week: 36

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Solliciteren kan via de website van de Rijksoverheid: werkenvoorNederland.nl voor 2 juni.

Bijzonderheden

• Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Ben je een Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Stuur dan jouw sollicitatie uitsluitend in via HRMwerving@minszw.nl. Andere sollicitanten kunnen solliciteren met behulp van het sollicitatieformulier via de sollicitatiebutton onderaan deze vacature.
• Hybride werken: in deze functie werk je drie dagen per week op kantoor. Voor de overige dag(en) bieden we (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Onder het kopje functie-eisen hebben we drie vragen geformuleerd waar we graag antwoord op willen in plaats van een ‘standaard’ motivatiebrief.